Warum wir keine neuen Tools brauchen – sondern nur die E-Mail

Wer war denn nochmal für die Urlaubsanträge verantwortlich?
Muss ich hier eine E-Mail schreiben oder gab es da einen Slack-Channel?
Muss ich jetzt nochmal das ganze Team fragen, ob das mit dem Urlaub passt?
Ach ja, fast vergessen, da war ja noch das eine Projekt, wann war nochmal die Deadline?

Kommt das jemandem bekannt vor? Mir auf jeden Fall!
Und wenn nicht, kann sich sicherlich jeder eine ähnliche Situation vorstellen.

Ich denke, dass die E-Mail uns bei all diesen Problemen helfen und somit wieder ein Tool der Zukunft wird.

Eins vorweg, ich bin definitiv kein E-Mail Fan. Ich finde E-Mails chaotisch, unordentlich und es gibt heutzutage deutlich bessere Tools, um asynchrone Kommunikation zu managen.

Aber, einen Vorteil hat die E-Mail. Jeder nutzt sie!

Was ist eine der größten Herausforderungen der KI-Integration?

Der häufigste Grund, warum eine neue Technologie in einem Unternehmen scheitert, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Und das wird auch bei der Integration von KI passieren.

Das liegt aber nicht zwingend an den Mirtarbeitern.
Wie oft haben wir gesagt bekommen, dass jetzt das Tool XYZ benutzt werden soll?
Oder mit dem neuen Tool wird alles besser?
Nur das das das neue Tool nicht alles kann und beim anderen uns niemand erklärt hat wie das eigentlich in unseren Alltag passen soll.

Die ach so tollen neuen Möglichkeiten, die diese Tools versprechen, und mit Sicherheit auch bieten, können einfach nicht effizient genutzt werden. Sie werden von Enablern zu Störern. Sie blockieren uns, anstatt uns effizienter, smarter oder organisierter zu machen.

Die E-Mail wird meiner Meinung nach die erste Schnittstelle sein, die es Unternehmen erlaubt, Agentic-AI mit einer hohen akzeptanz und flächendeckend zu integrieren.

Was ist Agentic-AI und wie sieht die Lösung aus?

Stellen wir uns Folgendes vor: Wir haben einen Assistenten im Team. Nennen wir ihn spaßeshalber mal Danny. Aber Danny ist kein Mensch. Er ist eine sogenannte Agentic-AI.

Diese AI kann mehr, als nur Fragen in einem Chat beantworten. Sie hat Zugriff auf unsere Tools und kann eigenständig Probleme lösen.

Wie kann uns Danny, also diese Agentic-AI, jetzt weiterhelfen?

Nutzen wir dafür mein eingangs erwähntes Beispiel mit dem Urlaubsantrag.

Wie wäre es, wenn wir unseren Urlaubsantrag schnell, formlos und ganz unkompliziert einreichen könnten? Ohne all das nervige Nachfragen und Informationen zusammentragen? Klingt gut, oder? Finde ich auch.

Mit Danny an unserer Seite ist das kein Problem. Wir schreiben ihm einfach eine Mail. Er checkt ganz alleine, ob schon andere Urlaubsanträge vorliegen oder ob es Konflikte mit Projekten gibt, die abgeschlossen werden müssen. Danny entscheidet dann eigenständig, ob er den Urlaub genehmigt oder ob die Teamleitung nochmal drüber schauen muss.

Was könnte Danny denn noch machen? Vielleicht kann er uns ja bei diesen lästigen E-Mails aus dem Teamverteiler helfen, die von extern kommen?

Klar. Da er Teil des Teams ist, kann er auch einfach dem E-Mail-Verteiler hinzugefügt werden. Danny hat dann, wie jeder und jede andere im Team, Zugriff auf die Mails des Verteilers. Er prüft jede Anfrage, die reinkommt, und beantwortet sie direkt oder leitet sie an den Experten oder die Expertin des Teams weiter. Natürlich unter Berücksichtigung der aktuellen Urlaube, versteht sich.

Wir nutzen aber ein Ticketsystem, mit dem wir unsere Arbeit organisieren? Kein Problem. Danny kann auch aus der E-Mail direkt ein Ticket erstellen. Er prüft, wer wie ausgelastet ist und wer an welchen Aufgaben mit sehr hohen Prioritäten arbeitet, um so den Fokus des Teams nicht unnötig zu stören.

Der riesige Vorteil ist, dass wir nichts Neues lernen müssen. Danny ist einfach Teil des Teams. Die Interaktion passiert wie mit jedem anderen Teammitglied. Wir brauchen kein neues Tool zu lernen und auch unser Arbeitsalltag bleibt weitestgehend unberührt.

Klar, DSGVO ist immer ein Thema, aber das ist das Tolle, ein solches System muss nicht bei Google, OpenAI, Anthropic und Co. laufen. Auch lässt sich klar definieren, auf welche Tools und Informationen Danny Zugriff haben soll.

Durch diese simple Integration von KI in bestehende Abläufe und Strukturen wird sie zum Befreier und nicht zum nächsten Tool, das noch irgendwie in den Alltag integriert werden muss.

Die KI wird zum Begleiter, zum Enabler.

Ist das der Anwendungsfall der Zukunft?

Auf keinen Fall! Ich denke, dass zukünftig die Integration von KI noch viel subtiler, noch unsichtbarer erfolgen wird. Sie wird dann einfach da sein.

Aber die E-Mail ist das perfekte Übergangstool. Sie passt sich nahtlos in unseren Alltag ein und minimiert die unvermeidliche Reibung, die eine Integration solcher Tools einfach mit sich bringt. Gleichzeitig ist dieser Weg auch ein wunderbarer Brückenbauer für diese neue Technologie. Denn eines ist klar, KI ist da, um zu bleiben. Sie wird, wie die Digitalisierung oder das Internet, unsere Art zu arbeiten grundlegend ändern.

Ich habe keine Ahnung, wie die Zukunft genau aussieht, aber immer dabei ist definitiv die gute alte E-Mail!